Waarom werken met een checklist?
Hoe pak jij een terugkerende taak aan die uit verschillende stappen bestaat? Denk aan een offerte opmaken, een klantengesprek voorbereiden, een nieuw klantendossier opstarten of een workshop organiseren.
Omdat die taken zo vaak terugkomen, verlopen ze bijna automatisch. Je kent het proces en hoeft niet meer bewust na te denken over elke afzonderlijke stap. Dat werkt prima. Tot er iets tussenkomt.
Je bent geconcentreerd bezig met het opmaken van een offerte als de telefoon gaat. Of een medewerker komt iets vragen. Of een klant heeft dringend hulp nodig. Of er komt een e-mail binnen die je even snel wilt beantwoorden.
Wanneer je daarna terugkeert naar je oorspronkelijke taak, ben je vaak de draad kwijt.
“Waar was ik gebleven? Had ik die stap al gedaan? Moet ik dat document nog toevoegen of was dat al in orde?”
Vaak controleer je alles opnieuw. Soms doe je bepaalde dingen dubbel. Af en toe zie je iets over het hoofd.
Waarom een checklist gebruiken?
Een checklist laat zien waar je staat in een proces. Word je onderbroken? Dan kijk je gewoon naar je checklist en zie je onmiddellijk welke stappen al gebeurd zijn en welke nog moeten volgen. Je hoeft niet te vertrouwen op je geheugen. Je hoeft niet opnieuw uit te zoeken waar je was gebleven. Je kan gewoon verder werken.
Op een dag vol telefoontjes, vragen en onverwachte situaties bespaart het je heel wat tijd, energie en frustratie.
Wanneer een checklist gebruiken?
Denk bijvoorbeeld aan:
Hoe vaker een proces terugkomt, hoe groter de kans dat een checklist je werk eenvoudiger maakt.
Een voorbeeld uit de praktijk: een checklist gebruiken bij het opostellen van een offerte
Ook al heb je dat al honderden keren gedaan, toch wil je zeker zijn dat alles erin staat. Een vergeten detail kan achteraf tijd, extra werk en soms zelfs geld kosten. Met een checklist hoef je niet telkens opnieuw te controleren of je alles hebt gedaan. Je werkt stap voor stap de lijst af en weet zeker dat je niets over het hoofd hebt gezien.
Hetzelfde geldt voor klantenbezoeken.
Heb je alle documenten bij? Heb je de juiste informatie verzameld? Heb je aan alles gedacht wat belangrijk is voor het gesprek? Met een checklist hoef je daar niet meer over te twijfelen. Je weet dat alles goed voorbereid is en je kan met een gerust gevoel naar je klant vertrekken.
Waarom een checklist gebruiken meer rust geeft
Ondernemen zonder onderbrekingen bestaat niet. Net daarom is het handig om voor terugkerende taken met een checklist te werken. Je weet altijd welke stappen al gebeurd zijn en welke nog moeten volgen. Zo hoef je niet telkens opnieuw uit te zoeken waar je gebleven was.
Voor welke taak vertrouw jij vandaag nog op je automatische piloot?