Drie voordelen van een checklijst
Op professioneel gebied verlopen heel wat dingen automatisch. Zonder veel denkwerk voer je de routinematige handelingen stap voor stap uit tot je het geheel hebt afgewerkt. Maar wat gebeurt er als je automatische piloot uit concentratie geraakt door bijvoorbeeld een onverwacht telefoongesprek? Vaak ben je de draad kwijt en begin je opnieuw of zie je bepaalde dingen over het hoofd. In dit artikel zet ik drie voordelen van een checklijst op een rij.
- Je werkt productief
Bereid je een prijsvoorstel voor? Dan kan je je geen vergetelheid veroorloven. Beeld je eens in hoe handig een checklijst zou zijn. Keer op keer werk je de lijst stapsgewijs af voor een volledig en correct resultaat.
Ga je regelmatig op bezoek bij klanten? Ook dan is een checklijst handig om er zeker van te zijn dat je alles bij de hand hebt. Zo begin je goed voorbereid aan elk klantengesprek.
- Je doet aan timemanagement
Een checklijst zorgt ervoor dat je je tijd optimaal besteedt. Je kan op elk moment de draad weer oppikken waar je hem achterliet. Zonder uit te zoeken waar je was gebleven, dingen opnieuw te doen en na te gaan of je wel alles hebt uitgevoerd.
Je bespaart jezelf ook het heb-ik-wel-moment op weg naar een afspraak. Oh nee, heb ik dat formulier wel uit de printer gehaald en in mijn aktentas gestopt? Een checklijst zorgt ervoor dat je niet rechtsomkeer maakt en dus netjes op tijd je afspraak haalt. Want tijd is kostbaar voor je klant en voor jou.
- Je brengt rust in je hoofd
Een checklijst geeft houvast bij de uitvoering van je dagelijkse taken. Je weet dat een onverwacht telefoontje of een bezoeker geen invloed heeft op de kwaliteit van je werk. Na het intermezzo neem je gewoon je checklijst erbij en ga je gefocust weer aan de slag.
Bovendien houdt je brein van afvinken. Telkens als je een item afvinkt, komt er ruimte vrij. Ook onthouden je hersenen voor jou dat je die taak hebt uitgevoerd. Ze voelen zich dus niet meer geroepen om te pas en te onpas een reminder te sturen. Je hoofd krijgt de kans om de geplande taak of meeting productief af te handelen.
Zoals je ziet, brengt een checklijst tal van voordelen met zich mee. Bekijk welke processen jij in een checklijst kan gieten. Terugkerende projecten, taken met een vast stramien, benodigdheden voor bepaalde afspraken … Maak telkens een specifiek stappenplan om ervoor te zorgen dat je elk onderdeel zeker en correct uitvoert.
Twijfel je voor welke taken een checklijst handig is? Ik geef je enkele voorbeelden om je creativiteit aan te wakkeren en toe te passen in je eigen zaak:
- voorbereiding van een opleiding of workshop
- van structuur tot marketing
- tijdens een opleiding
- van verwelkoming tot evaluatieformulier
- software-installatie
- van aangepaste instellingen tot testfase
Ben je overtuigd van het nut van checklijsten? En wil je samen met een sparringpartner de processen in je bedrijf optimaliseren? Ik schep graag helderheid en begeleid jou en je medewerkers naar een optimale tijdsbesteding.
